La participación en licitaciones públicas puede abrir un mundo de oportunidades para tu empresa. Sin embargo, el proceso está lleno de requisitos formales y normativas que, si no se manejan con cuidado, pueden llevar a una descalificación automática, incluso si tu oferta es la mejor. De hecho, más del 70% de las empresas que se inician en este proceso son descartadas por cometer errores básicos.
Para ayudarte a evitar estos tropiezos y aumentar significativamente tus posibilidades de éxito, hemos recopilado los 10 errores más comunes que debes evitar al preparar una propuesta de licitación.
No entender los pliegos de condiciones
Los pliegos de condiciones, que se dividen en pliegos de cláusulas administrativas (PCAP) y pliegos de prescripciones técnicas (PPT), son los documentos fundamentales de cualquier licitación. Son la «biblia» que define todos los requisitos, desde los legales y administrativos hasta los técnicos y económicos. Un error grave es leerlos superficialmente o interpretarlos de manera incorrecta, ya que esto puede llevar a la descalificación.
Cómo evitarlo: Lee cada pliego de manera minuciosa, punto por punto. Si tienes dudas, busca asesoramiento o utiliza un checklist para asegurarte de que cumples con cada requisito.
Presentar documentación incompleta o incorrecta
La documentación es un elemento crítico. Presentar documentos incompletos, desactualizados o incorrectos es una de las razones más frecuentes para el rechazo de una oferta. Esto incluye desde certificados de Hacienda y la Seguridad Social hasta escrituras de constitución de la empresa o licencias profesionales.
Cómo evitarlo: Revisa cada documento varias veces para asegurarte de que están completos, vigentes y en el formato correcto. Mantén una carpeta digital con todos los certificados y permisos actualizados. En el entorno electrónico, ten en cuenta el tamaño máximo de los archivos y el uso correcto de las herramientas de firma digital.
No demostrar solvencia técnica y financiera
En muchas licitaciones, no basta con cumplir con los requisitos básicos; es necesario demostrar la capacidad real de tu empresa para llevar a cabo el proyecto. Esto se logra con la presentación de documentos que demuestren solvencia económica (como el volumen de negocios) y solvencia técnica (como las referencias de trabajos anteriores exitosos).
Cómo evitarlo: Asegúrate de que tu empresa puede demostrar de manera adecuada la experiencia y los recursos necesarios. Prepara un informe con proyectos similares que hayas ejecutado con éxito y recopila referencias para reforzar tu propuesta.
Entregar una propuesta técnica vaga o genérica
Tu propuesta técnica es la oportunidad de demostrar que eres la mejor opción. Un plan de ejecución vago o que no detalla cómo se cumplirán los requisitos del proyecto puede hacer que tu oferta parezca poco profesional y poco confiable.
Cómo evitarlo: Sé claro y detallado en tu propuesta técnica. Describe los procedimientos, el cronograma y los recursos (humanos y materiales) que asignarás al proyecto. La propuesta debe ser específica para cada licitación.
Cometer errores en la propuesta económica
El precio es un factor decisivo, pero no debe ser el único foco. Una oferta con un precio irrealmente bajo puede generar desconfianza, mientras que una muy alta te dejará fuera de la competencia.
Cómo evitarlo: Ofrece un precio que sea competitivo pero justo. Si es posible, justifica tu presupuesto con un anexo que explique los costos detallados para demostrar que tu precio se basa en un análisis técnico realista.
Ignorar los criterios de evaluación y adjudicación
Los organismos contratantes evalúan las ofertas basándose en criterios predeterminados que pueden incluir el precio, la calidad, la innovación y la sostenibilidad, entre otros. Si tu propuesta no está alineada con estos criterios, tus posibilidades de éxito se minimizan.
Cómo evitarlo: Identifica los criterios de evaluación en los pliegos y adapta tu propuesta para demostrar cómo la cumples, destacando aquellos aspectos que te otorgarán una mayor puntuación.
No incluir valor añadido o propuestas de mejora
En muchos casos, simplemente cumplir con los requisitos mínimos no es suficiente para ganar una licitación. Los organismos valoran las ofertas que demuestran innovación y aportan un valor extra.
Cómo evitarlo: Incluye en tu propuesta mejoras, soluciones innovadoras o procesos más eficientes que vayan más allá de lo solicitado en el pliego. Esto demuestra un valor superior al de la competencia y puede inclinar la balanza a tu favor.
Dejar la preparación para el último momento
La preparación de una oferta es un proceso que lleva tiempo y requiere atención al detalle. Esperar hasta el último minuto puede llevar a errores por la prisa, una presentación de baja calidad y, en el peor de los casos, a no cumplir con el plazo de entrega, lo cual resulta en una descalificación automática.
Cómo evitarlo: Planifica el proceso con suficiente antelación. Establece plazos internos para la revisión de documentos y la redacción de la propuesta.
Presentar una oferta con un formato poco profesional
Una presentación clara, lógica y profesional puede marcar la diferencia. Los evaluadores aprecian un documento que es fácil de leer y navegar.
Cómo evitarlo: Utiliza títulos, subtítulos y un índice para estructurar tu documento. Evita el exceso de tecnicismos y asegúrate de que el lenguaje sea formal, pero claro. Revisa la ortografía y la gramática minuciosamente.
No realizar un seguimiento post-licitación
Una vez que se presenta la oferta, el proceso no termina. Un error común es no hacer un seguimiento del estado de la licitación y perderse información importante sobre la adjudicación o la posibilidad de negociación.
Cómo evitarlo: Mantén un seguimiento regular del proceso a través de las plataformas oficiales y configura alertas para recibir notificaciones sobre el estado de la licitación.